In English
Hoppa till sidans innehåll

Förutsättningar för SM-arrangör


Allmänna tävlingsförutsättningar 

Värdegrund och syfte

SM ska kora den bäste orienteraren i respektive disciplin under aktuellt år.

Sportslig rättvisa ska genomsyra tävlingarna.

Särskilda förutsättningar vid USM (i tillägg till nedanstående) samt Veteran-SM

Via menyn till vänster hittas särskilda förutsättningar för USM-arrangör i tillägg till nedanstående förutsättningar, samt särskilda förutsättningar för arrangör av Veteran-SM.

SM-nomenklatur

Följande gäller:

  • I tävlingsprogrammet i Eventor ska de olika SM-disciplinerna skrivas som "SM, [disciplin]", till exempel "SM, lång", "SM, medel", "SM, natt" eller "SM, ultralång".
  • I löpande text skrivs SM-disciplinerna lämpligen som "SM i [disciplin]", till exempel "SM i ultralång distans", "SM i medeldistans", "SM i sprintstafett", "SM i sprintdistans" ("SM i sprintorientering" fungerar också) eller "SM i nattorientering". På samma sätt med USM som lämpligen skrivs "USM i sprintdistans" och "USM i långdistans".
  • På nummerlappar ska SM-disciplinerna skrivas som "SM [DISCIPLIN] [ÅRTAL]", dvs med versaler och aktuellt årtal, utan några kommatecken. 

I rubriker går det bra att använda någon av de två förstnämnda formerna, beroende på platsutrymme. 

SM-hemsidor

Följande gäller för SM på Internet:

  • Övergripande SM-hemsida
    • Det finns en övergripande SM-sida, vilken ligger under SOFT:s hemsida.
    • SM-hemsidan nås av deltagaren via Träna & tävla >> SM, respektive av arrangören via Arrangera >> SM. Här presenteras SM-programmet med datum för kommande tävlingar, kort information om tävlingarna samt externa länkar till arrangörernas SM-hemsidor.
  • Arrangörernas SM-hemsidor
    • Det finns olika alternativ för arrangörernas SM-hemsidor:
      • Det enklaste är ett arbetsrum under distriktets hemsida med webbadressen www.svenskorientering.se/[distrikt]/sm[årtal]
      • Ett annat alternativ är ett externt webbhotell. Följande gäller då:
        • Webbhotellet ska vara etablerat och garantera en bandbredd som motsvarar den belastning en SM-tävling innebär.
        • Webbadressen till SM-hemsidan ska vara enkel och logisk.
  • SOFT-godkännande
    • Val av grafisk profil, logotyp, webbadress till SM-hemsidan, eventuellt externt webbhotell, samt struktur och upplägg av arrangörens SM-hemsida, sker i samråd med SOFT.
    • Innan lansering ska SM-hemsidan godkännas av SOFT. Detta regleras i avtal.

 

Dokumentation och utbildning 

SOFT-besök

Innan tilldelningen av arrangemanget önskar SOFT med arrangörscoach komma på besök för att se över ett antal förutsättningar:

  • Tävlingsområde
  • Karta
  • Arena och arenastruktur
  • Ramsättning för banor
  • Organisation (tävlingsledning, banläggning, tävlingsadministration samt kontrollanter)
  • Ekonomi och budget
  • Grov tidplan 

Aktuell avtalsmall uppdateras enligt överenskomna förutsättningar ovan och avtalet skrivs under. Därefter tilldelas arrangören tävlingen.

Avtal

Särskilt avtal upprättas mellan SOFT, OF och arrangör.

Avtalet består av tre grundläggande delar:

  • Ansvarsfördelning. Arrangör ansvarar för planering, genomförande och kvalitetssäkrandet av tävlingen. OF ansvarar för kvalitetskontrollen via tävlingskontrollant, kartkontrollant och bankontrollant. SOFT ansvarar för att säkerställa så att kvalitetskontrollen fungerar via utsedd arrangörscoach. Det senare görs enligt en särskild tidplan/checklista, kopplad till avtalet.
  • Ekonomi. Arrangör ansvarar för att ta fram en preliminär budget som ska godkännas av SOFT innan avtalet skrivs under. Budgeten ska om möjligt vara klar före avtalets underskrivande och bifogas avtalet.
  • Kvalité. Arrangören ska följa Svenska Orienteringsförbundets tävlingsregler och anvisningar, samt de förutsättningar för SM-arrangör som återfinns nedan i syfte att säkra en lägsta kvalitetsnivå på tävlingen.

Avtalet undertecknas i samband med SOFT-besöket, se ovan.

Avtalsmall med tillhörande budget och tidplan/checklista återfinns på SOFT:s hemsida som ett stöddokument, se nedan.

Om arrangör inte accepterar de förutsättningar som gäller för tilldelandet av tävlingen kan SOFT välja att tilldela annan arrangör tävlingen.

Regler och anvisningar

Regelverket består av två delar: Tävlingsregler och anvisningar.

I tillägg till regelverket finns det ett antal Stöddokument

SM ska föregå med gott exempel för andra tävlingar och därför är det särskilt viktigt att följa regelverket och ta del av de stöddokument som finns.

Arrangörsutbildning och erfarenhetsutbyte

Varje år bjuder SOFT in till en helg med arrangörsutbildning och erfarenhetsutbyte för alla kommande SM-arrangörer. 

Utbildningen består av en övergripande del för huvudfunktionärer och en del med fördjupningskurser inom områdena tävlingsledning/tävlingskontroll, banläggning/bankontroll och tävlingsadministration.

Erfarenhetsutbytet består av ett antal delar där deltagarna är uppdelade efter tävling och funktion:

  • Arrangörscoachen, alternativt IT-coachen, redogör kort (i punktform) för erfarenheter från tidigare arrangemang. 
  • Öppen frågestund och diskussion.  

Dokumentation från senaste utbildningen, inbjudan till nästa utbildning mm, finns under Arrangörsutbildning

Övrig bra dokumentation och utbildning


Digitala arrangörshandboken

En stark rekommendation är också att följa Digitala arrangörshandboken. Denna innehåller följande delar, uppdelat efter sex stycken funktionärsblock:

  • Vad säger regelverket?
  • Hänvisningar till stöddokument och övrig litteratur för aktuellt block
  • En samling med tips och erfarenheter
  • Kvalitetssäkring med kritiska ansvarsuppgifter inom funktionen (vem gör vad?) samt mellan funktioner (vilken funktion ansvarar för uppgiften?)
  • Bilagor med goda exempel 

Att arrangera tävling i fyra steg

Önskas en bra överblick av processen att arrangera en tävling, besök gärna den steg för steg-guide som finns på SOFT:s hemsida, döpt Att arrangera tävling i fyra steg

Att arbeta i lärgrupp

Ett sätt att göra arrangerandet roligare och mer inspirerande är att arbeta i lärgrupper (tidigare studiecirkel).

Det ger flera fördelar:

  • Större helhetsgrepp med bredare kunskap ger en tävling av bättre kvalité.
  • Ökad inspiration och kommunikation leder till en bättre tävling.
  • En extra och kostnadsfri resurs i form av en SISU-representant bidrar till en mer professionell process som i sin tur leder till en bättre tävling.

Kurser och lärgrupper för arrangemang (på SOFT:s hemsida) 

 

Ekonomi och tävlingsadministration

Budget

För SM ska arrangören redovisa en budget till SOFT så att anmälningsavgifter ska kunna fastställas. Budgeten ska innehålla de största och väsentligaste intäkts- och utgiftsposterna.

Anmälningsavgifter 

Anmälningsavgiften för en SM-tävling består av tre delar - en grundavgift, ett omkostnadstillägg och en tilläggsavgift. 

Grundavgift

  • Motsvaras vid SM av anmälningsavgiften för elit vid nationell tävling = 180 kr (vid kval och final är grundavgiften 180 kr per tävlingstillfälle).
  • Motsvaras vid USM av anmälningsavgiften för ungdom vid nationell tävling = 75 kr

Tilläggsavgift för särskilda tjänster (omkostnadstillägg)

Kan exempelvis bestå av:

  • Tillagad mat kval och final
  • En extra omgång kartor (för kval och final dubbla uppsättningar och vid kartbyte en extrakarta per kartbyte)
  • Programtidning
  • Eventuell transport från förstart till tidsstart

Tilläggsavgift vid högkvalitativa arrangemang

Vid högkvalitativa arrangemang får en tilläggsavgift motsvarande 50 % av grundavgiften tas ut (se tävlingsanvisningarna, avsnitt 4.12 Avgifter).

  • Vid SM är normalt tilläggsavgiften 90 kr per deltagare och tävling. Vad som ingår i tilläggsavgiften (SOFT:s ansvar) och vad som inte ingår (arrangörens ansvar) beskrivs i dokumentet "Vad ingår i tilläggsavgiften?", se tidigare avsnitt. SOFT fakturerar i efterhand arrangören motsvarande tilläggsavgiften multiplicerat med antalet deltagare.
  • Vid USM motsvarar tilläggsavgiften den högre anmälningsavgiften för elit vid nationell tävling (180 kr) minus anmälningsavgiften (75 kr) = 105 kr. Arrangören ansvarar själv för de kvalitetshöjande åtgärderna, varför SOFT inte fakturerar USM-arrangören något i efterhand. 

Vid stafett motsvarar anmälningsavgiften för respektive lag antalet lagmedlemmar multiplicerat med anmälningsavgiften för respektive lagmedlem.

Då logi och frukost erbjuds, så ingår denna ej i anmälningsavgiften. Inte heller eventuell transport från logi till tävlingsarena.

Anmälningstidpunkt

För tävling inom nivå 1, dit SM och USM tillhör, ska, om möjligt, senaste anmälningstidpunkt sättas som till en traditionell nationell tävling.

Uppläggning av anmälningsavgifter

För SM baseras tävlingsavgiften på den högsta beskattningsbara anmälningsavgiften för elit som får tas ut och för USM den högsta beskattningsbara anmälningsavgiften för ungdom som får tas ut, se föregående avsnitt. Denna skiljer sig normalt från den totala anmälningsavgiften som deltagaren betalar och ska därför delas upp i en beskattningsbar del och en beskattningsfri del i Eventor. Tänk på att stoppdatum och klasser ska vara identiska för de två avgifterna.

Kvalificeringsvillkor för SM-tävling

De kvalificeringsvillkor som ska vara uppfyllda för deltagande i SM enligt TR 3.4.6 är de som står nämnda under Förutsättningar för SM-deltagare.

Heatindelning, seedning, lottning och lagsammansättning 

Allt som rör heatindelning, seedning, lottning och lagsammansättning ligger på en egen sida, se menyn till vänster.

Lägsta IT-kvalitetsnivå

Vilken lägsta IT-kvalitetsnivå som gäller för värdetävlingar, dit Swedish League tillhör, framgår av dokumentet Lägsta IT-kvalitetsnivå för värdetävlingar som finns på SOFT:s hemsida under Stöddokument, se länk ovan.  

 

Tävlingstekniska förutsättningar    

Inbjudan och tävlings-PM  

Svensk orienterings logotyp ska finnas med på inbjudan och tävlings-PM vid SM-tävling. Ingår tävlingen i en serie arrangerad på uppdrag av SOFT ska även dessa logotyper vara med.

Förstart och tidsstart (gäller ej SM i ultralång distans eller USM)

Speciellt för SM-tävling med individuell start är att starten är uppdelad i förstart och tidsstart (vid vanlig nationell tävling finns endast tidsstart). Vid förstart, som på andra tävlingar kan motsvara samlingsplats eller karantän, samlas deltagarna före tävling för att hållas åtskilda från arenan som före start är förbjuden att besöka pga att sent startande inte ska få otillbörig information.

Vid parkering är det viktigt att tydliga anvisningar finns så att deltagare och eventuellt ledare slussas till förstarten medan andra ledare, media och publik kommer till arenan.

Ledare som lämnat förstarten får inte komma tillbaka. Arrangör bör vara uppmärksam på detta.

Följande gäller i övrigt för förstart respektive tidsstart:

  • I anslutning till förstarten ska det finnas utrymme för uppvärmning samt regnskydd och toaletter. Deltagarna kunna få vätska som består av vatten och sockervatten/sportdryck (20-25 grader).
  • Om väderleken förväntas bli kall eller fuktig ska uppvärmt inomhusutrymme (tält, vagnar eller annan lämplig lokal) finnas vid förstarten. Regnskydd ska vara ordnat där deltagarna kan ställa sitt bagage före transporten till mål. Arrangören svarar för att deltagarna får möjlighet att märka sitt bagage.
  • Vid förstarten gör arrangören upprop och deltagarna släpps iväg till tidsstarten med jämna intervaller. Avprickning ska ske och det ska finnas en tydlig skylt som anger avståndet mellan förstart och tidstart.
  • Se till att det finns enklare servering vid förstarten för ledare och föräldrar!
  • Tidstarten bör ej ligga på längre avstånd än ca 2000 meter från förstarten. Om det är längre avstånd bör deltagarna transporteras med fordon till tidstarten. Meddela tider och plats för transport i tävlings-PM.
  • För att ge deltagarna möjlighet att i lugn och ro få värma upp och förbereda sig för tävlingen bör inga andra än deltagare och funktionärer tillåtas att följa med eller komma till tidsstarten. Om möjlighet finns, se gärna till att deltagarna tilldelas karta över uppvärmningsområde med någon/ra modellkontroller på väg till start.
  • Deltagarna ska ha möjlighet att medföra överdragskläder till tidstarten. Arrangören svarar för att deltagarna får möjlighet att märka överdragskläderna samt för att dessa transporteras till mål.
  • Startplatsen ska vara intakt till sista tävlande har startat.

Deltagarkuvert och publicerad information vid förstarten 

Deltagarkuvert delas ut vid förstart och ska innehålla följande:

  • Nummerlapp
  • Väsktagg
  • Måltidskuponger
  • Kartbiljett
  • Ev. sponsormaterial
  • Ev. programtidning

Om programtidning erbjuds, tänk på att det som trycks ska vara aktuellt så att inte nyare versioner av t ex tävlings-PM kommer efter det att programtidningen trycks. Då är det bättre att utelämna tävlings-PM ur programtidningen och istället publicera det endast på samlingsplatsen.

Följande ska publiceras på samlingsplatsen:

  • Tävlings-PM
  • Eventuella kartjusteringar
  • Startlistor
  • Skiss över karantän/arena
  • Ev. skiss över uppvärmningsområde (om det är kort till start)

Ev. uppvärmningskarta kan delas ut på väg till start.

Nummerlappar

Följande gäller:

  • SOFT tillhandahåller nummerlappar.
  • Arrangören kan om så önskas utnyttja möjligheten att lägga till lokala sponsorer och kontaktar då SOFT om detta.
  • Inga speciella nummerlappar behövs då SM ingår som deltävling i en serie arrangerad på uppdrag av SOFT.
  • Nummerlapp ska bäras endast på bröst. Detta påtalas i tävlings-PM. Tävlande förvägras start om inte detta uppfylls.  

Banläggning

Innan banläggningsarbetet påbörjas ska banläggare ta kontakt med bankontrollant, SM-ansvarig på SOFT-kansliet och SOFT:s arrangörscoach för att fastställa ramsättningarna för banläggningen. Det handlar bland annat om möjligheter till varvning, gafflingsmetoder för bra spridning mm.

Banläggningen sker fortsatt i samråd mellan ovanstående personer och enligt bifogad checklista till avtalet.

I övrigt gäller följande:

  • Vid SM får inte samma bana anordnas för två åldersgrupper.
  • Sträckordningen vid SM- och USM-stafetten kan varieras efter samråd med SOFT. Gaffling mellan medel- och långdistanssträcka är en utmaning ur banläggarsynpunkt, men kan åstadkommas med noga planering.
  • För kvalbanor på SM bör inga mellantidskontroller tillhandahållas. Det riskerar att ge publik och media så mycket information att det blir svårt att följa tävlingen.

Beräknade segrartider

En egen sida med beräknande segrartider är framtagen, se menyn till vänster.

Ombyte

Tält för ombyte ska finnas på arenan vid SM, ultralång.

Bagage

Följande gäller:

  • Arrangören svarar för transport av de tävlandes bagage och överdragskläder från förstart respektive tidsstart till arenan.
  • Deltagarna ska få möjlighet att märka sitt bagage.
  • Bagaget och överdragskläderna ska förvaras under regnskydd och hela tiden vara bevakat.
  • Sortering bör ske både klassvis och ”heatvis” samt i startnummerordning för att de tävlande enkelt och snabb ska hitta sitt bagage.
  • Transport av bagage bör ske i täckta bilar som skydd vid dålig väderlek.

Servering av måltid på arenan 

Arrangören ska servera de tävlande en tillagad måltid under tävlingsdagen/tävlingsdagarna. Det här gäller även till tävlande i B-X-finaler om sådana erbjuds.

Måltiden ska bestå av huvudrätt, bröd, smör, måltidsdryck samt kaffe eller te. Ledare och publik bör också ges möjlighet att mot betalning kunna erhålla någon form av måltid.

Tänk på mathantering, hygien mm efter nya EU-direktiv!

Tänk också på att redan vid anmälan erbjuda personer med gluten- eller laktosintolerans att kunna ange önskemål om annan kost. 

Sponsorer

Följande gäller:

  • SOFT:s huvudsponsor har rätt att ha med antingen skyltar (mått 1600 mm x 550 mm x 3,5 mm), alternativt fyra banderoller (3 x 1 meter) som ska sättas upp längs målrakan/målfållan. Instruktioner för hantering av skyltar och banderoller skickas ut till arrangören 2-3 månader innan tävling.
  • SOFT:s officiella partners har branschexklusivitet, om de så önskar. Det betyder att om officiell partner ger sitt samtycke till att upphäva branschexklusiviteten så kan det få förekomma lokala partners inom branschen.
  • Ta kontakt med SOFT för mer information. 

SOFT-flagga på arenan

Följande gäller:

  • SOFT-flagga ska finnas hissad eller uppsatt på arenan.
  • SOFT levererar flaggan i samband med tävlingen. 

Priser

Följande gäller för priser till de tävlande vid SM:

  • En SM-plakett tilldelas var och en av de 10 bäst placerade i respektive klass i individuell SM-tävling och till var och en av lagmedlemmarna i de 10 bäst placerade lagen i stafetten, samt även en SM-plakett till dessa lagmedlemmars förening. Totalt blir det alltså fyra SM-plaketter per lag.
  • En RF-plakett tilldelas var och en av segrarna i D21, H21, D20 respektive H20 i individuell SM-tävling och till var och en av lagmedlemmarna i de segrande lagen, samt även en RF-plakett till dessa lagmedlemmars förening. Inga RF-plaketter delas ut i D18 eller H18 på den individuella tävlingen.
  • SM-plaketter och RF-plaketter beställer SOFT i god tid före tävling och distribueras till arrangören efter överenskommelse.
  • Hederspriser bör tilldelas de 6 bäst placerade i respektive klass i individuell SM-tävling och till respektive lagmedlem i de 3 bäst placerade lagen i stafetten. Värde på förstapris i seniorklasserna bör ligga på ca 1300 kr (pris till ett högre värde är beskattningsbart, se Skatteverkets hemsida - sök på "ersättning idrottsutövare") och i juniorklasserna runt 800 kr. Motsvarande rekommenderade värde gäller även hederspriserna till respektive lagmedlem i de segrande stafettlagen. Därefter lämplig fallande värdeskala.
  • Någon form av minnessak från tävlingen bör delas ut. Det ger bra PR för arrangören, kommunen eller de sponsorer som förhoppningsvis är knutna till arrangemanget.
  • SM- och RF-plaketter tillfaller endast deltagare som tävlar om det svenska mästerskapet, vilket betyder att i de fall deltagare i utländska klubbar har fått dispens för att delta utom tävlan om mästerskapet (exempelvis då SM ingår i en serie arrangerad på uppdrag av SOFT), så ska separata SM-resultatlistor finnas.

Representant från Svenska Orienteringsförbundet delar ut priserna i samtliga klasser. Vem representanten blir meddelas arrangören i god tid före tävling. 

Studiebesök för blivande SM-arrangörer

Ett sätt att samla erfarenheter för det kommande arrangemanget är att göra ett eller flera studiebesök vid motsvarande SM-tävling åren före det egna arrangemanget.

Minst två tidigare SM ska ha besökts.

Kommande arrangör kontaktar aktuell arrangör och bokar plats. Som kommande arrangör, förbered gärna besöket så bra som möjligt. Förslag:

  • Gör upp en plan för vad som ska studeras samt eventuellt dokumenteras. Använd gärna den tidplan/checklista som finns bifogad avtalet mellan arrangör, OF och SOFT.
  • Gör anteckningar, rita skisser och fotografera när ni är på plats.

Aktuell arrangör bör erbjuda plats inomhus eller under tak, där besökarna kan utbyta erfarenheter. Erbjud mot avgift ett observatörspaket till studiebesökarna som innehåller:

  • Måltider (frukost/lunch)
  • Eventuella transporter
  • Programtidning och startlistor
  • Tävlingskartor
  • Namnbrickor samt legitimation så att besökarna får tillträde till de olika ansvarsområdena

Utse en värd som tillsammans med SOFT:s arrangörscoach ansvarar för besöket. Denna person bör ha bra kännedom om tävlingen och bör ha deltagit vid styrgruppens möten.

Besök av SOFT-, OF- och föreningsledare på tävlingen

Arrangören ska kostnadsfritt erbjuda utsedda representanter från SOFT (normalt arrangörscoacher, styrelse, kanslipersonal och landslagsledning) följande:

  • Programtidning och övrig information
  • Tävlingskartor
  • Legitimation för parkering (press- eller funktionärsparkering)
  • Namnbrickor samt legitimation för att få tillträde till eventuella pressläktare och andra avspärrade områden
  • Biljetter till tävlingsmåltider

Arrangören tar upp anmälan av SOFT om vilka som kommer. Arrangören bör också ge OF-representanter och föreningsledare möjlighet att mot avgift erhålla följande:

  • Måltider
  • Transporter
  • Programtidning
  • Tävlingskartor (OBS! Inga tävlingskartor får delas ut före siste tävlande startat!)
Uppdaterad: 2017-06-16 12:25
Skribent: Niklas Wrane
Epost: This is a mailto link
Huvudsponsor
TeamSportia_2radig_CMYK
Partners
Annonser
Ut i det fria

Postadress:
Svenska Orienteringsförbundet
Heliosgatan 3
120 30 Stockholm

Kontakt:
Tel: 010-4765360
E-post: This is a mailto link